Dịch vụ thành lập công ty – Hướng dẫn kê khai đăng ký doanh nghiệp năm 2026 khi có và không có số định danh cá nhân

Trong bối cảnh các quy định về đăng ký doanh nghiệp tiếp tục được cập nhật theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026 có nhiều điểm mới cần nắm rõ để tránh sai sót pháp lý. Đặc biệt, hồ sơ khi có và không có số định danh cá nhân sẽ được xử lý khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của thủ tục. Hiểu rõ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong quá trình thành lập mà còn là lý do doanh nghiệp cần đến dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Số định danh cá nhân là gì và vai trò của nó trong đăng ký doanh nghiệp

Số định danh cá nhân là dãy số duy nhất được cấp cho mỗi công dân Việt Nam trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi kê khai đăng ký doanh nghiệp, nếu cá nhân đã có số định danh này thì thông tin kê khai sẽ được đối chiếu trực tiếp với dữ liệu dân cư quốc gia để xác thực. Điều này giúp rút ngắn thời gian kiểm tra, giảm rủi ro sai sót trong hồ sơ đăng ký.

Đối với các cá nhân chưa có số định danh cá nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện được, nhưng cần kèm theo bản sao hộ chiếu quốc tế hoặc các giấy tờ tương đương còn hiệu lực. Đây là điểm mới cần chú ý trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026.

Hướng dẫn kê khai đăng ký doanh nghiệp năm 2026 – chi tiết theo từng trường hợp

1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân

Khi người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã có số định danh cá nhân, họ cần kê khai đầy đủ các thông tin sau:

• Họ và tên đầy đủ

• Ngày, tháng, năm sinh

• Số định danh cá nhân

• Giới tính

Đồng thời, cá nhân phải đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho cơ quan đăng ký kinh doanh để phục vụ quá trình kiểm tra hồ sơ. Thông tin kê khai này sẽ được so sánh với dữ liệu hệ thống nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất.

Việc này giúp hồ sơ nhanh chóng được chấp nhận nếu thông tin chính xác, đồng thời giảm thiểu các rủi ro về sai sót khi cơ quan chức năng đối chiếu dữ liệu. Đó cũng là lý do các doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp để đảm bảo kê khai chính xác ngay từ đầu.

2. Trường hợp không có số định danh cá nhân

Với cá nhân chưa có số định danh cá nhân (VD: người nước ngoài, người Việt Nam chưa được cấp số định danh), hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc tài liệu tương đương còn hiệu lực. Điều này cần thực hiện đối với:

• Chủ sở hữu doanh nghiệp

• Thành viên, cổ đông sáng lập

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

• Người được ủy quyền thực hiện các thủ tục

Nếu hồ sơ không có số định danh mà thiếu bản sao hộ chiếu thì sẽ không được chấp nhận, dẫn đến trì hoãn ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc chuẩn bị sai sót này thường dễ xảy ra nếu không có đơn vị tư vấn thủ tục chuyên môn, do vậy dịch vụ thành lập công ty uy tín sẽ giúp bạn tránh các lỗi phổ biến này.

3. Trường hợp kết nối dữ liệu gặp sự cố

Trong tình huống bất khả kháng khi hệ thống kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, người nộp hồ sơ vẫn phải nộp bản sao thẻ căn cước hoặc hộ chiếu còn hiệu lực để đảm bảo hồ sơ được xử lý kịp thời.

Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng cho phép người lập doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:

• Ủy quyền cho cá nhân

• Ủy quyền cho tổ chức tư vấn

• Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích

Khi ủy quyền, hồ sơ cần kèm theo văn bản ủy quyền hợp lệ và người ủy quyền vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác của hồ sơ. Đây chính là lý do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ thành lập công ty trọn gói, bởi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm lập hồ sơ chuẩn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh trách nhiệm pháp lý không cần thiết.

Ai chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?

Theo quy định hiện hành, người thành lập doanh nghiệp hoặc cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ kiểm tra hồ sơ về mặt hình thức và tính đầy đủ, phù hợp với quy định, nhưng không chịu trách nhiệm về nội dung kê khai của doanh nghiệp nếu có sai sót.

Điều này một lần nữa nhấn mạnh sự quan trọng của việc sử dụng dịch vụ thành lập công ty uy tín, bởi việc sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến chậm trễ hoặc từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp

Việc tự mình chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt với những cá nhân/doanh nghiệp lần đầu thực hiện. Dưới đây là những lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói:

• Tư vấn chi tiết về hồ sơ cần thiết theo quy định mới nhất

• Hỗ trợ kê khai và đối chiếu thông tin cá nhân chính xác

• Xử lý trường hợp không có số định danh cá nhân

• Đại diện thực hiện thủ tục tại các cơ quan nhà nước

• Tiết kiệm thời gian, tránh sai sót pháp lý

Nếu bạn đang tìm một đối tác uy tín để hỗ trợ hoàn tất thủ tục cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp, dịch vụ thành lập công ty của chúng tôi sẵn sàng đồng hành với bạn từ A đến Z, đảm bảo hồ sơ đúng quy định cập nhật nhất năm 2026. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!