Đại lý thuế trong hoạt động thu thuế, phí, lệ phí của Nhà nước cần đặc biệt lưu ý rằng biên lai là chứng từ quan trọng xác nhận việc thu tiền của người nộp. Việc phát hành biên lai được thực hiện theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định. Hiểu đúng quy trình phát hành biên lai sẽ giúp đại lý thuế, kế toán và doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan quản lý thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.
Bài viết dưới đây sẽ giải thích đầy đủ về trình tự, thủ tục phát hành biên lai theo quy định mới nhất, dựa trên các căn cứ quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung.
Contents
Biên lai là gì và vai trò của biên lai trong quản lý thuế
Biên lai là chứng từ thu tiền do cơ quan thuế hoặc tổ chức được ủy quyền thu tiền thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp tiền để xác nhận việc thu. Đây là chứng từ kế toán bắt buộc trong các hoạt động thu tài chính, phục vụ đối chiếu, kiểm tra, quyết toán và báo cáo tài chính. Việc phát hành biên lai đúng trình tự sẽ giúp cơ quan thuế kiểm soát việc thu thuế chính xác, minh bạch; đồng thời tạo sự an tâm cho người nộp thuế về minh bạch hóa các khoản chi trả.
Trình tự phát hành biên lai theo quy định pháp luật
Theo Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trình tự thủ tục phát hành biên lai của cơ quan thuế và tổ chức thu thuế được thực hiện như sau:
Thông báo phát hành biên lai
- Trước khi đưa biên lai vào sử dụng, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp ít nhất 05 ngày làm việc trước khi biên lai được dùng.
- Thông báo phát hành phải kèm theo mẫu biên lai để cơ quan thuế kiểm tra và phải được niêm yết công khai tại nơi thực hiện việc thu tiền trong suốt thời gian sử dụng.
Phản hồi của cơ quan thuế
- Nếu cơ quan quản lý thuế xét thấy nội dung thông báo không đầy đủ theo quy định, trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được sẽ có văn bản yêu cầu tổ chức thu thuế chỉnh sửa thông báo cho đúng quy định.
- Tổ chức thu thuế có trách nhiệm điều chỉnh thông báo phát hành theo yêu cầu này trước khi sử dụng biên lai.
Trường hợp phát hành lần tiếp theo
- Nếu tổ chức thu thuế phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi và không thay đổi nội dung, hình thức so với thông báo đã gửi trước đó thì không bắt buộc gửi kèm biên lai mẫu.
Thay đổi thông tin sau khi phát hành
Trong quá trình sử dụng, nếu có sự thay đổi về tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
- Tổ chức thu thuế có thể đóng dấu tên, địa chỉ mới vào biên lai đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu quy định.
Nếu thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
- Tổ chức thu thuế cần gửi báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế cũ và bảng kê biên lai chưa sử dụng, đồng thời thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế mới.
Hủy biên lai chưa sử dụng
Nếu tổ chức thu thuế không còn nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa dùng hết:
- Các biên lai này phải được hủy theo quy định và tổ chức phải gửi thông báo kết quả hủy biên lai với cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đi.
Báo cáo tình hình sử dụng biên lai
Bên cạnh trình tự phát hành, pháp luật cũng quy định tổ chức thu thuế phải báo cáo tình hình sử dụng biên lai định kỳ. Cụ thể:
- Mỗi quý, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập báo cáo tình hình sử dụng biên lai gửi cơ quan quản lý thuế.
- Báo cáo này bao gồm các nội dung như: số lượng biên lai tồn đầu kỳ, phát hành trong kỳ, biên lai đã sử dụng, bị xóa bỏ, mất hoặc hủy, và số tồn cuối kỳ.
- Báo cáo được lập theo mẫu quy định và phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý báo cáo.
Nếu kỳ trước không sử dụng biên lai và đã báo cáo số tồn bằng 0, mà kỳ này cũng không phát hành và sử dụng thì không phải nộp báo cáo.
Vai trò của đại lý thuế trong quy trình phát hành biên lai
Đối với đại lý thuế, hiểu rõ quy trình phát hành biên lai giúp tư vấn chính xác cho khách hàng, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong việc hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế. Đại lý thuế có thể:
- Hướng dẫn khách hàng lập và nộp thông báo phát hành biên lai đúng hạn;
- Tư vấn cách xử lý khi thay đổi thông tin trên biên lai;
- Hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng biên lai định kỳ;
- Đảm bảo quy trình thu, kế toán biên lai tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro phạt hành chính.
Việc phát hành biên lai là một thủ tục bắt buộc và phải tuân thủ đúng trình tự pháp luật quy định. Thông báo phát hành, phản hồi và điều chỉnh thông tin sau khi phát hành là các bước quan trọng đảm bảo tính pháp lý của biên lai trong quá trình thu thuế, phí, lệ phí.
Với vai trò là đại lý thuế, chúng tôi nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả dịch vụ kế toán – thuế cho khách hàng.
