Contents
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là:
“Việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Nói cách khác, hợp pháp hóa lãnh sự đảm bảo giấy tờ, tài liệu có nguồn gốc từ nước ngoài được pháp luật Việt Nam công nhận, phục vụ cho các mục đích học tập, công tác, đầu tư hoặc các giao dịch pháp lý khác.
2. Ngôn ngữ chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Anh hay tiếng Việt?
Ngôn ngữ chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự được quy định rõ tại Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG, như sau:
- Ngôn ngữ chính để chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
- Tuy nhiên, cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại nước ngoài có thể sử dụng ngôn ngữ chính thức của quốc gia sở tại để thay thế tiếng Anh.
Tóm lại: Ngôn ngữ chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự mặc định là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, nhưng trong một số trường hợp, ngôn ngữ của nước sở tại cũng có thể được chấp nhận.
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao như sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (đối với nộp trực tiếp) hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân (đối với nộp qua bưu điện).
- Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chứng nhận.
- Bản dịch giấy tờ sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu tài liệu không sử dụng các ngôn ngữ này).
- 01 bản chụp các tài liệu nêu trên để lưu tại Bộ Ngoại giao.
- Quy trình thực hiện
- Nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc qua đường bưu điện.
- Kiểm tra tính xác thực: Nếu cần thiết, Bộ Ngoại giao sẽ yêu cầu xuất trình bản gốc và bổ sung giấy tờ liên quan.
- Đối chiếu thông tin: Bộ Ngoại giao đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh với mẫu đã được thông báo chính thức.
- Thời hạn giải quyết: Thực hiện theo khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
- Trả kết quả: Sau khi xác minh đầy đủ, Bộ Ngoại giao hoàn thành việc hợp pháp hóa và trả kết quả cho người đề nghị.
Lưu ý:
- Nếu mẫu chữ ký, con dấu và chức danh chưa được thông báo hoặc cần xác minh thêm, Bộ Ngoại giao sẽ đề nghị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
- Hồ sơ chỉ được giải quyết khi nhận được kết quả xác minh đầy đủ.
4. Những lưu ý khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
- Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định.
- Dịch thuật giấy tờ sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu tài liệu được lập bằng ngôn ngữ khác.
- Thời gian xử lý có thể kéo dài trong trường hợp cần xác minh tính xác thực của giấy tờ.
Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục quan trọng nhằm xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam. Ngôn ngữ chứng nhận hợp pháp hóa là pháp lý của giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam. Ngôn ngữ chứng nhận song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, nhưng cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài có thể sử dụng ngôn ngữ quốc gia sở tại khi cần.
Việc nắm rõ quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
