Bạn đang tìm hiểu cách ghi sổ, lưu trữ các quỹ bảo hiểm xã hội? Với tư cách là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, chúng tôi xin cập nhật những quy định mới nhất từ Thông tư 107/2025/TT-BTC — có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 — liên quan đến sổ kế toán của quỹ bảo hiểm xã hội (Bảo hiểm xã hội Việt Nam – BHXH), quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) và quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Nếu bạn không muốn mất thời gian cập nhật luật, chúng tôi — với kinh nghiệm nhiều năm — sẵn sàng hỗ trợ bạn thực hiện việc mở sổ, ghi sổ, lưu trữ và khóa sổ một cách đúng pháp luật và chuyên nghiệp.
Contents
Quy định mới về sổ kế toán quỹ bảo hiểm
Có mấy loại sổ kế toán?
- Theo Thông tư 107/2025/TT-BTC, từ 01/01/2026, mỗi cơ quan BHXH chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho mỗi kỳ kế toán năm.
- Hệ thống gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: ghi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế — tài chính phát sinh (thu, chi, chuyển quỹ, đầu tư quỹ…) theo trình tự thời gian hoặc theo nội dung kinh tế.
- Sổ kế toán chi tiết: ghi chi tiết các nghiệp vụ mà sổ tổng hợp không phản ánh đủ — nhằm phục vụ quản lý quỹ, lập báo cáo tài chính/quỹ bảo hiểm, theo dõi riêng biệt từng quỹ.
Cơ quan BHXH được quyền bổ sung thêm sổ chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý nội bộ, miễn sao tuân thủ quy định của Thông tư.
Trách nhiệm ghi sổ, mở sổ, khóa sổ kế toán
- Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập đơn vị. Trên sổ phải ghi rõ tên cơ quan, tên sổ, ký hiệu sổ, ngày lập sổ, và có chữ ký của người ghi sổ và kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán).
- Việc ghi sổ phải dựa trên chứng từ kế toán hợp lệ, số liệu trung thực — ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ; thông tin phải đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, viết tắt.
- Việc khóa sổ cần thực hiện khi kết thúc kỳ kế toán năm — sau khi đã hạch toán mọi nghiệp vụ phát sinh. Khi khóa sổ, cần tổng hợp số phát sinh bên Nợ, bên Có; xác định số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ; đảm bảo cân đối sổ; không được chỉnh sửa khi đã khóa sổ — trừ khi thực hiện điều chỉnh theo quy định.
- Với sổ “tiền mặt” phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày (hoặc theo định kỳ phù hợp); sổ “tiền gửi ngân hàng/kho bạc” phải khóa sổ ít nhất cuối mỗi tháng và đối chiếu với ngân hàng/kho bạc để đảm bảo khớp số.
Hệ thống tài khoản kế toán & lưu trữ chứng từ, hồ sơ
- Thông tư 107/2025/TT-BTC cũng quy định rõ về tài khoản kế toán dành cho quỹ BHXH, BHYT, BHTN: phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình thu – chi – kết dư quỹ, chi trả chế độ, đầu tư quỹ, trích lập dự phòng và thanh toán nội bộ giữa các quỹ.
- Cơ quan BHXH có thể sử dụng tài khoản chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, đảm bảo hạch toán riêng biệt từng quỹ để minh bạch và dễ báo cáo.
- Về tài liệu kế toán, sau khi hoàn chỉnh chứng từ, sổ sách — toàn bộ tài liệu (giấy tờ, sổ, báo cáo) phải được sắp xếp, đóng tập, đóng dấu (nếu bản giấy), phân loại rõ ràng, lưu trữ an toàn, dễ tra cứu, tránh thất lạc hoặc tẩy xóa, sửa chữa.
Vì sao doanh nghiệp, cơ quan nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
- Việc tuân thủ quy định từ 01/01/2026 theo Thông tư 107/2025/TT-BTC — nếu thực hiện thủ công — rất dễ phát sinh sai sót về ghi sổ, khóa sổ, hạch toán tài khoản, lưu trữ chứng từ.
- Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp bạn yên tâm: sổ sách được mở – ghi – khóa đúng thời điểm, báo cáo quỹ bảo hiểm minh bạch, lưu trữ chứng từ an toàn — phù hợp kiểm toán, kiểm tra quản lý khi cơ quan Nhà nước yêu cầu.
- Đặc biệt với doanh nghiệp, công ty hoặc cơ quan quản lý nhiều quỹ BHXH, BHYT, BHTN — việc sử dụng dịch vụ kế toán giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất.
Với quy định mới của Thông tư 107/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026, công tác kế toán quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp đã được chuẩn hóa rõ ràng — từ sổ kế toán tổng hợp / chi tiết, tài khoản kế toán đến lưu trữ chứng từ, hồ sơ.
Tại ketoantn.com, chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán chuyên sâu — bao gồm mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, lưu trữ hồ sơ chứng từ, lập báo cáo quỹ bảo hiểm — giúp doanh nghiệp, đơn vị bảo hiểm, tổ chức dễ dàng tuân thủ pháp luật và quản lý quỹ minh bạch.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn và thực hiện dịch vụ kế toán đầy đủ, đúng quy định!
