Từ khi hóa đơn điện tử trở thành hình thức bắt buộc theo quy định của pháp luật, việc kê khai và phát hành hóa đơn đúng chuẩn đã trở thành một trong những nghiệp vụ quan trọng hàng đầu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Dù đã có nhiều cải tiến về phần mềm, biểu mẫu và kết nối hệ thống, nhưng trong thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn gặp phải những lỗi sai phổ biến trong khâu xử lý hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, Đại lý thuế TN sẽ tổng hợp và phân tích chi tiết những lỗi thường gặp nhất khi kê khai hóa đơn điện tử.
Contents
- 1 Sai định dạng hoặc sai cấu trúc tệp hóa đơn
- 2 Sai mã số thuế người mua hoặc thông tin khách hàng
- 3 Lỗi thời gian phát hành hóa đơn không khớp với thời điểm kê khai
- 4 Lỗi khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai quy trình
- 5 Phát hành hóa đơn điện tử không qua cổng của Tổng cục Thuế
- 6 Ký số không hợp lệ hoặc chữ ký số hết hạn
- 7 Thiếu thông tin mã ngành hoặc đơn vị tính
- 8 Kết luận
Sai định dạng hoặc sai cấu trúc tệp hóa đơn
Một trong những lỗi phổ biến nhất là sử dụng định dạng file XML sai chuẩn khi gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Nhiều đơn vị sử dụng phần mềm không tương thích hoặc chỉnh sửa cấu trúc file khiến hóa đơn bị từ chối. Đặc biệt việc dùng chung mẫu XML mà không cập nhật đúng định dạng yêu cầu từng thời kỳ có thể dẫn đến hàng loạt hóa đơn bị lỗi, ảnh hưởng đến tiến độ nộp tờ khai thuế GTGT.
Sai mã số thuế người mua hoặc thông tin khách hàng
Khi thực hiện hóa đơn, việc nhập sai mã số thuế, tên công ty, địa chỉ hoặc thông tin liên hệ người mua là lỗi dễ gặp, đặc biệt nếu dữ liệu được nhập thủ công. Điều này có thể dẫn đến tình trạng hóa đơn không hợp lệ hoặc bị từ chối khi kiểm tra thuế. Với các công ty mới thành lập, thông tin có thể chưa được cập nhật đầy đủ trên hệ thống, gây khó khăn cho bộ phận kê khai.
Lỗi thời gian phát hành hóa đơn không khớp với thời điểm kê khai
Một lỗi nghiêm trọng khác là phát hành hóa đơn không đúng thời gian thực hiện giao dịch hoặc kê khai sai kỳ thuế. Việc phát hành hóa đơn sau ngày giao dịch thực tế, hoặc kê khai vào kỳ thuế không đúng có thể dẫn đến việc cơ quan thuế xác định đó là hành vi chậm kê khai, kê khai sai kỳ, gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Trong kế toán, việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu và khớp với thời điểm phát hành hóa đơn là yếu tố cốt lõi để báo cáo tài chính trung thực và hợp pháp.
Lỗi khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai quy trình
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, các trường hợp sai sót về nội dung, giá trị hay thông tin người mua trên hóa đơn điện tử đều phải được xử lý theo đúng quy trình: hoặc điều chỉnh, hoặc thay thế. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hai thao tác này, hoặc xử lý không đúng thứ tự.
Điển hình như việc phát hành hóa đơn thay thế khi đáng ra phải là điều chỉnh, dẫn đến việc bị cơ quan thuế đánh giá là tạo mới sai mục đích. Lỗi này có thể khiến doanh nghiệp bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Phát hành hóa đơn điện tử không qua cổng của Tổng cục Thuế
Từ năm 2022 trở đi, tất cả hóa đơn điện tử bắt buộc phải được kết nối qua hệ thống quản lý của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty mới thành lập, vẫn sử dụng phần mềm hóa đơn không tích hợp API với cơ quan thuế, hoặc chưa đăng ký đúng hình thức hóa đơn có mã.
Ký số không hợp lệ hoặc chữ ký số hết hạn
Việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn là bước bắt buộc trong quy trình phát hành. Tuy nhiên, nhiều kế toán nội bộ vẫn gặp lỗi như: chữ ký số hết hạn, không tương thích với trình duyệt, không cấu hình đúng với phần mềm hóa đơn, hoặc ký nhưng chưa gửi thành công lên hệ thống. Điều này khiến hóa đơn không được ghi nhận là hợp lệ, hoặc bị treo trạng thái xử lý trong thời gian dài. Giải pháp thực tế là cần thường xuyên kiểm tra hạn chữ ký số, cài đặt trình điều khiển đúng phiên bản, và thực hiện thao tác ký thử trước khi gửi hàng loạt.
Thiếu thông tin mã ngành hoặc đơn vị tính
Một số phần mềm hóa đơn cho phép người dùng tự nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính mà không bắt buộc theo danh mục ngành nghề đăng ký. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp phát hành hóa đơn với nội dung không rõ ràng, không đúng phạm vi kinh doanh đã đăng ký, dẫn đến bị phạt hoặc yêu cầu điều chỉnh.
Kết luận
Kê khai và phát hành hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Việc xảy ra sai sót trong bước này không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền, kế toán thuế và uy tín với đối tác.
Dù bạn đang sử dụng dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ kế toán định kỳ, hay đang tìm một đại lý thuế hỗ trợ chuyên sâu, hãy đảm bảo rằng tất cả nghiệp vụ hóa đơn đều được thực hiện đúng quy trình, đúng luật và đúng thời điểm. Bởi vì hóa đơn không chỉ là giấy tờ, mà còn là “chứng chỉ” pháp lý xác nhận tính hợp lệ trong toàn bộ chu trình tài chính của doanh nghiệp.
Hãy để Đại Lý Thuế TN sát cánh cùng bạn, đảm bảo thủ tục đăng ký kinh doanh đơn giản, sổ sách kế toán vững chắc, tập trung khai phá thị trường và xây dựng thương hiệu bền vững.
Liên Hệ Tư Vấn Với Đại Lý Thuế TN
- Hotline: 0901 496 969
- Email: tntuvandichvu@gmail.com
Chúng tôi sẽ thiết kế gói dịch vụ phù hợp với bảng giá dịch vụ kế toán minh bạch, giúp doanh nghiệp vững bước phát triển dài lâu!
