Trong năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam tiếp tục có những cập nhật quan trọng liên quan tới quy định kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt, trường hợp không có số định danh cá nhân sẽ có những quy định cần lưu ý để hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng và tránh sai sót dẫn đến trì hoãn quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp để đảm bảo chuẩn pháp lý từ đầu đến cuối.
Contents
Số định danh cá nhân và vai trò trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nếu người thực hiện thủ tục đã có số định danh cá nhân, họ phải kê khai đầy đủ các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân và giới tính, đồng thời đồng ý chia sẻ dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đối chiếu và xác thực. Điều này giúp hồ sơ tránh sai sót về mặt thông tin và rút ngắn thời gian xử lý.
Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cá nhân – đặc biệt là người nước ngoài, người Việt Nam chưa được cấp số định danh – sẽ rơi vào trường hợp không có số định danh cá nhân. Khi đó, việc khai hồ sơ cần kèm theo tài liệu thay thế để bảo đảm tính hợp lệ khi nộp hồ sơ.
Khi không có số định danh cá nhân – cần chuẩn bị gì?
Đối với cá nhân không có số định danh cá nhân, quy định pháp luật nêu rõ rằng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực, hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương theo quy định pháp luật. Việc này áp dụng cho những trường hợp sau:
- Người nộp hồ sơ trực tiếp.
- Chủ sở hữu doanh nghiệp.
- Thành viên, cổ đông sáng lập.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức.
- Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Nếu bộ hồ sơ thiếu bản sao hộ chiếu hoặc tài liệu tương đương, hồ sơ có thể bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, làm ảnh hưởng tới tiến trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp khi tự chuẩn bị hồ sơ cần đặc biệt lưu ý bước này.
Ngôn ngữ và cách lập hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Ngoài yêu cầu về giấy tờ khi không có số định danh cá nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp còn phải tuân thủ về ngôn ngữ sử dụng trong thủ tục. Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tất cả tài liệu cần được lập bằng tiếng Việt. Trong trường hợp có tài liệu bằng ngôn ngữ khác, hồ sơ phải kèm theo bản dịch tiếng Việt công chứng mới được chấp nhận. Điều này giúp cơ quan đăng ký kinh doanh dễ dàng kiểm tra và đảm bảo nội dung trong hồ sơ đúng với quy định pháp luật.
Việc dịch thuật và chuẩn hóa hồ sơ theo quy định tiếng Việt là bước khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng khi tự thực hiện, đặc biệt với tài liệu nước ngoài. Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý khâu này một cách chính xác, tránh rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi tài liệu.
Ai chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ?
Một điểm quan trọng khác trong việc kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là trách nhiệm pháp lý về nội dung kê khai. Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thành lập doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp và trung thực của các thông tin kê khai trong hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp hay người thành lập.
Điều này làm rõ rằng hồ sơ chuẩn chỉ cần hợp lệ trên phương diện hình thức là chưa đủ – nội dung khai báo phải chính xác và tuân thủ pháp luật. Các sai sót về thông tin cá nhân, thiếu tài liệu kèm theo hay sai sót về dịch thuật đều có thể dẫn tới hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý chậm. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói, bởi đội ngũ chuyên môn sẽ kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty uy tín
Việc tự mình chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp – đặc biệt trong các trường hợp phức tạp như không có số định danh cá nhân – thường gặp nhiều thách thức như:
- Không chuẩn bị đủ tài liệu thay thế cần thiết.
- Lỗi dịch thuật tiếng nước ngoài.
- Sai sót khi kê khai thông tin cá nhân.
- Thiếu hiểu biết về trách nhiệm pháp lý trong hồ sơ.
Vì vậy, lựa chọn dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp đem lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:
- Tư vấn chi tiết về các quy định pháp luật mới nhất.
- Hỗ trợ chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ theo đúng yêu cầu.
- Đại diện nộp và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ tại cơ quan chức năng.
- Bảo đảm hồ sơ được chấp nhận trong thời hạn nhanh nhất.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty uy tín như chúng tôi – Kế Toán TN luôn cập nhật thay đổi pháp luật để đảm bảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của khách hàng tuân thủ đầy đủ và chính xác theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và mất thời gian.
