Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán và phát hiện trên hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, việc xử lý đúng theo quy định pháp luật là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, tránh rủi ro kiểm tra thuế và đảm bảo quyền lợi của người mua – người bán. Dưới đây, KetoanTN xin hướng dẫn chi tiết cách xử lý tình huống sai tên hàng hóa trên hóa đơn, căn cứ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và sửa đổi liên quan.
Contents
- 1 1. Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng
- 2 2. Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải ghi như thế nào?
- 3 3. Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn: điều chỉnh hoặc thay thế
- 4 4. Vai trò của dịch vụ kế toán trong xử lý sai tên hàng hóa
- 5 5. Vì sao bạn nên chọn chúng tôi – dịch vụ kế toán trọn gói
- 6 6. Hướng dẫn nhanh – checklist xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn
1. Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng
Theo khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP) – khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, bao gồm sai tên hàng hóa, người bán phải xử lý theo một trong hai hình thức: điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý: sai tên hàng hóa cũng nằm trong đối tượng bắt buộc phải xử lý theo quy định trên.
2. Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải ghi như thế nào?
Một phần quan trọng để hiểu vì sao “sai tên hàng hóa” được coi là sai sót đáng kể là cách pháp luật quy định việc ghi tên hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể:
- Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải ghi bằng tiếng Việt.
- Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, tên phải chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: “Điện thoại Samsung”, “Điện thoại Nokia” chứ không chỉ “Điện thoại”).
- Nếu hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng/ quyền sở hữu (ví dụ: ô tô, mô tô), trên hóa đơn phải thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng như số khung, số máy.
- Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có mã hàng hoặc mã dịch vụ theo quy định thì hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa/dịch vụ.
Nếu tên hàng hóa trên hóa đơn ghi thiếu, ghi không đúng chủng loại, hoặc không ghi mã nếu có mã, thì việc ghi như vậy được coi là sai và cần xử lý.
3. Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn: điều chỉnh hoặc thay thế
Khi người bán phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã lập, có 2 lựa chọn để xử lý:
(1) Lập hóa đơn điện tử mới thay thế
- Hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Người bán ký số lên hóa đơn mới (nếu dùng hóa đơn điện tử ký số) rồi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu có mã của cơ quan thuế).
(2) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh - Hóa đơn điều chỉnh cần có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Việc điều chỉnh sẽ ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm (ghi dấu “+” hoặc “-” tương ứng).
Ngoài ra lưu ý: nếu trong cùng tháng người bán đã lập nhiều hóa đơn sai cùng thông tin (tên hàng hóa, người mua) cho cùng một người mua, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai và đính kèm bảng kê theo mẫu 01/BK-ĐCTT.
4. Vai trò của dịch vụ kế toán trong xử lý sai tên hàng hóa
Khi doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán uy tín như KetoanTN, bạn sẽ nhận được hỗ trợ chi tiết như sau:
- Kiểm tra hóa đơn đã lập: xem có ghi đúng tên hàng hóa, chi tiết chủng loại, mã hàng hóa (nếu có) theo quy định.
- Khi phát hiện sai tên hàng hóa, tư vấn doanh nghiệp lựa chọn hình thức xử lý: điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Hướng dẫn lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh) hoặc người bán phải thông báo cho người mua (nếu người mua là cá nhân).
- Hỗ trợ lập mẫu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng trình tự, ghi dòng chú thích bắt buộc, ký số và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế nếu cần.
- Hướng dẫn ghi nhận điều chỉnh trong kỳ kê khai thuế, đảm bảo doanh nghiệp kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh theo đúng quy định:
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phát sinh ghi vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế.
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
5. Vì sao bạn nên chọn chúng tôi – dịch vụ kế toán trọn gói
Tại KetoanTN, chúng tôi hiểu rằng: mỗi hóa đơn sai tên hàng hóa dù nhỏ, cũng có thể dẫn tới rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của chúng tôi, bạn sẽ được:
- Hỗ trợ chuẩn hóa toàn bộ hóa đơn, chứng từ: từ việc ghi tên hàng hóa đúng quy định đến mã hàng hóa, ghi rõ chủng loại, chi tiết.
- Tư vấn và xử lý nhanh chóng những sai sót như “sai tên hàng hóa” theo đúng pháp luật (ví dụ Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Giúp bạn an tâm trong việc kê khai thuế và báo cáo tài chính, tránh xử phạt, tránh bị loại trừ chi phí hoặc bị truy thu thuế.
6. Hướng dẫn nhanh – checklist xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn
| Bước | Việc cần làm | Ghi chú |
| 1 | Phát hiện hóa đơn đã lập sai tên hàng hóa | Kiểm hóa đơn ngay sau lập |
| 2 | Xác định hình thức xử lý: thay thế hay điều chỉnh | Nếu sai chủ yếu tên hàng: có thể chọn 1 trong 2 |
| 3 | Lập văn bản thỏa thuận với người mua (nếu là doanh nghiệp) hoặc thông báo người mua (nếu là cá nhân) | Quy định bắt buộc. |
| 4 | Lập hóa đơn mới thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh | Ghi rõ dòng “Thay thế cho…” hoặc “Điều chỉnh cho…” |
| 5 | Ký số và gửi cho người mua hoặc gửi CQT để cấp mã mới (nếu có mã) | Đảm bảo tính pháp lý hóa đơn điện tử |
| 6 | Ghi nhận trong kỳ kê khai thuế và báo cáo tài chính | Đảm bảo đúng kỳ kê khai (người bán & người mua) |
Việc ghi tên hàng hóa đúng và chi tiết trên hóa đơn không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xử lý đúng sai tên hàng hóa – một trong những lỗi phổ biến khi lập hóa đơn.
Khi bạn sử dụng dịch vụ kế toán của KetoanTN, bạn không chỉ được hỗ trợ lập hóa đơn đúng luật mà còn được tư vấn nhanh chóng mỗi khi phát sinh sai sót như “sai tên hàng hóa”. Hãy để chúng tôi giúp bạn từ A tới Z, để doanh nghiệp bạn luôn yên tâm với hóa đơn, chứng từ, tránh mọi rủi ro và tập trung phát triển kinh doanh.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tại TPHCM, hãy liên hệ với KetoanTN hôm nay để được tư vấn chi tiết và nhận bảng giá ưu đãi.
