Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc xác định đúng các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nhiều quy định đã được làm rõ và điều chỉnh nhằm siết chặt quản lý chi phí, đồng thời tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc phân loại chi phí hợp lý, dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, truy thu và xử phạt. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn đại lý thuế chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Contents
Khái Niệm Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Chi phí được trừ là những khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế TNDN.
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi:
- Phát sinh thực tế trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Khoản chi không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo quy định
Việc xác định đúng chi phí được trừ giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý về thuế.
Các Khoản Chi Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Chi Phí Phục Vụ Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ các khoản chi:
- Chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh
- Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp cho người lao động theo hợp đồng lao động
- Chi phí nghiên cứu và phát triển, đổi mới công nghệ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định
- Chi phí thuê tài sản, thuê dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh
Các khoản chi này phải chứng minh được mối liên hệ trực tiếp với hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.
Chi Phí Có Đầy Đủ Hóa Đơn, Chứng Từ Hợp Pháp
Hóa đơn, chứng từ là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế chấp nhận chi phí. Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ theo quy định pháp luật
- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ mức quy định trở lên thì bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt
- Chứng từ thanh toán phải phù hợp với nội dung ghi trên hóa đơn
Đây là nhóm chi phí thường xuyên bị loại khi doanh nghiệp không kiểm soát tốt hồ sơ kế toán – thuế.
Một Số Khoản Chi Khác Được Trừ
Ngoài chi phí trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, một số khoản chi sau vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện:
- Chi đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động
- Chi cho hoạt động giáo dục, huấn luyện theo quy định
- Chi hỗ trợ các hoạt động xã hội, an sinh theo đúng quy định pháp luật
Các Khoản Chi Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Khoản Chi Không Đáp Ứng Điều Kiện Pháp Lý
Các khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không được trừ, bao gồm:
- Chi phí mang tính cá nhân
- Chi phí không chứng minh được mục đích kinh doanh
- Chi phí phát sinh nhưng không có chứng từ hợp lệ
Tiền Phạt Và Khoản Phí Vi Phạm
Theo quy định, doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với:
- Tiền phạt vi phạm hành chính
- Tiền chậm nộp thuế
- Các khoản phạt do vi phạm quy định về kế toán, thuế, lao động
Các Khoản Chi Bị Khống Chế Hoặc Loại Trừ
Một số khoản chi dù phát sinh thực tế nhưng vẫn bị loại hoặc khống chế, bao gồm:
- Phần chi phúc lợi cho người lao động vượt quá mức cho phép
- Chi trích lập dự phòng không đúng quy định
- Chi khấu hao tài sản cố định không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Chi đóng góp các quỹ không đúng đối tượng hoặc vượt mức quy định
Những khoản chi này thường là nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp bị điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi quyết toán.
Vai Trò Của Đại Lý Thuế Đối Với Doanh Nghiệp
Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ và phức tạp, việc tự thực hiện kê khai và quyết toán thuế tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đại lý thuế đóng vai trò là đơn vị đại diện chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp:
- Phân loại chi phí đúng quy định pháp luật
- Tư vấn tối ưu chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
- Rà soát hồ sơ kế toán, hóa đơn chứng từ
- Hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt thuế
- Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nội bộ
Việc nắm rõ các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát nghĩa vụ thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc áp dụng quy định mới hoặc muốn tối ưu chi phí thuế một cách an toàn, việc sử dụng dịch vụ đại lý thuế chuyên nghiệp sẽ là giải pháp hiệu quả và bền vững.
