Dịch vụ kế toán hướng dẫn xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền theo Nghị định 70

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc nắm rõ và thực hiện đúng quy định về hóa đơn là một trong những yếu tố quyết định sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Đặc biệt, với trường hợp doanh nghiệp đưa hàng mẫu, dịch vụ mẫu cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền, cần lưu ý cách xuất hóa đơn hàng mẫu theo quy định hiện hành. 

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán hiểu rõ — đảm bảo đúng thủ tục, tránh rủi ro – đồng thời giúp bộ phận kế toán thực hiện chính xác việc lập hóa đơn.

Hàng mẫu, dịch vụ mẫu là gì?

Theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ‑CP (Điều 8):

• Hàng mẫu, dịch vụ mẫu là hàng hóa, dịch vụ được thương nhân sử dụng để cho khách hàng dùng thử mà khách hàng không phải trả tiền.

• Các điều kiện:
  1. Phải là hàng hóa, dịch vụ mà thương nhân đang kinh doanh hoặc sẽ kinh doanh trên thị trường.

  2. Khách hàng nhận hàng mẫu, dịch vụ mẫu không có nghĩa vụ thanh toán nào.

  3. Thương nhân đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu phải chịu trách nhiệm về chất lượng và phải thông báo đầy đủ cho khách hàng về việc sử dụng hàng mẫu, dịch vụ mẫu.

Khi doanh nghiệp bạn sử dụng dịch vụ kế toán hoặc tự thực hiện nội bộ, cần phân biệt rõ đây là trường hợp khuyến mại hoặc giới thiệu sản phẩm – dịch vụ mẫu chứ không phải bán hàng hóa – dịch vụ có thu tiền.

Trường hợp phải lập hóa đơn khi đưa hàng mẫu

Theo khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ‑CP):

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng…)”

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử mà không thu tiền thì vẫn phải lập hóa đơn.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn cho hàng mẫu

Khi đưa hàng mẫu hoặc cung cấp dịch vụ mẫu dùng thử không thu tiền, doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Xuất hóa đơn: Doanh nghiệp (người bán) lập hóa đơn theo đúng quy định.

• Trên hóa đơn: Ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ “hàng mẫu” hoặc “dịch vụ mẫu” để thể hiện đây không phải giao dịch bán hàng thu tiền.

• Giá tính thuế:
  • Theo điểm a khoản 2 Điều 6 của Nghị định 181/2025/NĐ‑CP:
    • Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại mà không phải trả tiền thì giá tính thuế GTGT = 0 (không).

    • Nghĩa là, nếu đúng hình thức khuyến mại và hàng mẫu rõ ràng thì trên hóa đơn ghi giá = 0.

• Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đưa hàng mẫu nhưng không thực hiện đúng thủ tục khuyến mại theo pháp luật thương mại thì có thể phải kê khai, tính thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán

• Hàng mẫu phải là hàng hóa/dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ kinh doanh. Không nên lợi dụng cho trường hợp không liên quan tới hoạt động kinh doanh chính.

• Cần có chương trình khuyến mại rõ ràng hoặc thông báo cho khách hàng sử dụng thử – tránh rủi ro bị cơ quan thuế xem xét là giao dịch bán nhưng không thu tiền.

• Hóa đơn lập đúng theo mẫu, đúng nội dung: tên, số lượng, đơn giá = 0 (nếu là hàng mẫu dùng thử không thu tiền), ghi rõ “hàng mẫu”.

• Bộ phận kế toán doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ về chương trình khuyến mại/hàng mẫu, chứng từ hóa đơn, nội dung cho thử, thông báo tới khách hàng – để nếu cơ quan thuế kiểm tra vẫn có căn cứ xác định.

• Khi nhập khẩu hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì doanh nghiệp có thể không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từng lần < 05 triệu đồng hoặc hàng hóa là quà biếu, tặng, hàng mẫu không phải trả tiền.

• Thời điểm lập hóa đơn: Đối với bán hàng hóa (không riêng hàng mẫu) thì là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua — không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Vai trò của dịch vụ kế toán trong việc thực hiện đúng hóa đơn hàng mẫu

Với doanh nghiệp hiện nay, việc phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, marketing và bộ phận kế toán là rất quan trọng khi thực hiện chương trình đưa hàng mẫu, dịch vụ mẫu. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:

• Thực hiện đúng thủ tục lập hóa đơn cho hàng mẫu – tránh bị nhầm lẫn là giao dịch bán hàng.

• Xác định đúng giá tính thuế = 0 nếu đáp ứng điều kiện khuyến mại.

• Lưu trữ hồ sơ hợp lệ để minh bạch với cơ quan thuế.

• Tư vấn chuẩn xác về các rủi ro pháp lý và thuế liên quan.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ về việc lập hóa đơn cho hàng mẫu, tư vấn chính sách thuế – kế toán hoặc cần triển khai chương trình khuyến mại với hàng mẫu, thì sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp từ Kế Toán TN sẽ là lựa chọn thông minh.